RECRUTEMENT INTERNE – EXTERNE

 

Titre du poste : Assistante (e) Bureau

Lieu d’affectation : Bougouni

Période d’affichage : Du 20 mars 2020 au 31 mars 2020

Nombre de poste : 1

  1. Description de l’organisation

HELVETAS Swiss Intercooperation est l’une des principales organisations de développement de la société civile suisse. C’est une association de plus de 100 000 membres en Suisse, sans affiliation politique ou confessionnelle. Engagée dans une trentaine de pays d’Afrique, d’Asie, d’Amérique Latine et d’Europe de l’Est, elle est présente au Mali depuis 1977 et emploie une soixantaine de salariés.

HELVETAS Swiss Intercooperation travaille dans 5 domaines : 1) Eau & Infrastructure, 2) Économie durable et inclusive, 3) Formation professionnelle & Education, 4) Gouvernance & Paix, 5) Environnement & Changement Climatique. Ses valeurs sont fondées sur les droits de l’homme, les principes de la bonne gouvernance et le développement durable.

Au Mali HELVETAS Swiss Intercooperation travaille principalement dans les régions de Tombouctou, Gao, Mopti, Ségou, Kayes, Koulikoro et Sikasso.

Le Projet JIKURA de HELVETAS Swiss Intercooperation a débuté sa mise en œuvre en 2014 dans le pôle de Bougouni et intervient actuellement dans sept communes des cercles de Bougouni et de Kolondiéba Il intervient en appuyant les communes dans la réalisation des infrastructures d’eau et d’assainissement conformément à un catalogue préétabli avec des innovations en matière d’approches, ou sur le plan technologique. Dans ce cadre de la mise en œuvre du projet JIKURA, HELVETAS Swiss Intercooperation recrute un ou une :

Un(e) Assistante(e) Bureau

 

Sous la supervision du Comptable, l’Assistant(e) Bureau sera basé(e) à Bougouni. Il s’agit d’un poste à temps plein et le contrat de travail est un CDD d’un an renouvelable.

  1. Description du poste[1]

L’Assistant(e) Bureau assiste le Comptable dans l’exécution et contrôle des tâches administratives et financières. Il (elle) travaillera en étroite collaboration avec l’ensemble du personnel des projets de HELVETAS Swiss Intercooperation au Mali.

 

Principales responsabilités

L’Assistant(e) Bureau, en collaboration avec l’équipe projet, contribue au bon déroulement des activités administratives et financières, conformément aux règles et procédures en vigueur à HELVETAS Swiss Intercooperation Mali.

 

Les objectifs principaux de sa mission sont les suivants :

 

AAssurer un accueil et orientation des visiteurs, gestion des appels téléphoniques ;
BSuperviser l’entretien du bureau et gérer les matériels de bureau (photocopieuse…)
CAssurer la gestion des courriers (entrants et sortants) ; la gestion de la petite caisse
DAssurer la gestion des approvisionnements suivant les règles et procédures en vigueur
EAssurer la rédaction des comptes rendus, PV des réunions de l’équipe et rapports au besoin.

Principales tâches

  • Veiller à la bonne présentation de HELVETAS pour l’accueil de toute personne étrangère à l’organisation ;
  • Procéder à la réservation d’hôtels lors des missions des partenaires et collaborateurs ;
  • Veiller à la propreté du bureau afin d’assurer les bonnes conditions d’hygiène de travail ;
  • Superviser le personnel d’entretien dans l’utilisation des produits et matériel d’entretien ;
  • Assurer l’application de la procédure d’enregistrement des courriers et à leur mode de diffusion ;
  • Assurer un archivage des courriers conformément à la procédure en place ;
    • Appuyer le comptable pour les travaux de rapportage financier périodique ;
    • ,
    • Assurer le classement et l’archivage correct des documents administratifs.

Assurer l’exécution de toutes autres tâches qui lui seront confiées par ses supérieurs hiérarchiques.

  1. Profil du candidat

Le candidat aura le profil suivant :

  • Avoir au moins un niveauBT2 en secrétariat / bureautique (archivage serait un atout);
  • Avoir au minimum 2 ans d’expérience professionnelle avérée en secrétariat ;
  • Maitriser le language rédactionnel ;
  • Avoir de très bonnes capacités de communication à l’écrit comme à l’oral ;
  • Avoir une très bonne maîtrise du français (parlé et écrit) ;
  • Une bonne maitrise de MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook).

 

Concernant les aptitudes demandées pour ce poste, le candidat aura des compétences avérées dans les domaines suivants :

  • Vous travaillez de façon autonome, vous savez prendre des initiatives et rendre compte ;
  • Vous avez de très bonnes capacités d’analyse, d’écoute et de communication ;
  • Vous êtes rigoureux et méthodique ;
  • Vous respectez les valeurs et principes de l’organisation.
  1. Informations complémentaires
Nature du contratContrat de droit malien.
Durée du contratUne année renouvelable avec une période d’essai de trois mois
Lieu de travailBougouni
Entrée en fonctionMai 2020
Composition du dossier de candidature·       Lettre de motivation

·       CV actualisé (3 pages maximum)

·       Diplômes et attestations de travail

Date de remise de l’offreAu plus tard le 06 avril 2020 Les offres reçues après cette date ne seront pas considérées.
AdresseLes offres seront envoyées par courrier électronique à l’adresse suivante :

boubacar.camara@helvetas.org

Informations complémentairesD’éventuelles informations au besoin pourront être obtenues en contactant les adresses mail ci-dessus.

 

Seules les candidatures ayant un dossier complet seront traitées.

Les personnes présélectionnées seront convoquées pour un entretien et des tests.  

[1] Dans la suite du document, « il » signifie généralement « il/elle », et « candidat », signifie « candidat/candidate »