Congo RDC

Le PNUD recrute 01 Commis aux achats

Le PNUD recrute 01 Commis aux achats

PNUD

kinshasa,Congo RDC
Humanitaire (ONG, Associations, …), Projet/programme de développement
Job Description
Agency: UNDP
Title: Commis aux achats
Job ID: 19236
Practice Area – Job Family: Management
Vacancy End Date: (Midnight New York, USA) 19/11/2018
Duty Station: Kinshasa, Congo, The Democratic Republic
Education & Work Experience: G-Bachelor’s Level Degree – 4 year(s) experience
Languages Required: French
                      Desired: English
Grade: G4
Vacancy Type: FTA Local
Posting Type: External
Bureau: Africa
Contract Duration: 1 Year with possibility for extension
Background
Sous la supervision générale du Spécialiste aux Achats et la supervision directe de l’analyste aux Achats, le Commis aux Achats effectuera l’exécution transparente et efficace des procédures et normes du PNUD liées aux achats afin d’obtenir le meilleur rapport qualité/prix. Le Commis aux Achats a une bonne interprétation et analyse des règles et politiques en matière d’achats. L’objectif fondamental est de contribuer de façon pérenne à l’efficacité de la gestion des achats pour une mise en place dans les délais des projets du PNUD.
Le Commis aux Achats travaille en étroite collaboration avec les équipes des Opérations, du Programme et des projets du bureau, et avec le personnel du siège du PNUD concerné pour résoudre des questions complexes liées au Procurement et pour un échange d’informations.
Duties and Responsibilities
Résumé des fonctions clés:
-Mise en œuvre des stratégies opérationnelles
-Appui aux processus d’Achats
-Mise en œuvre des stratégies de « sourcing »
-Appui au renforcement et au partage des connaissances
S’assurer de la bonne mise en œuvre des stratégies de « sourcing », avec l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
-Respect intégral des activités d’Achats selon les règles, procédures et stratégies du PNUD ;
-Contribution à la préparation du plan de travail de l’équipe des Achats.
Appuyer l’équipe dans les différents processus d’Achat pour le compte du Bureau Pays/Programme/Projets/Agences
-Appui à l’équipe des Achats dans la mise en œuvre  des plans d’achat pour le bureau pays et sa mise en œuvre ;
-Appuyer dans l’organisation des processus d’achat y compris la préparation et la conduite des RFQs, ITBs ou RFPs, la réception des cotations, des offres ou des propositions, leur évaluation, les négociations de certaines conditions de contrats conformes aux règles, règlements, politiques et stratégies des Nations Unies/PNUD;.
-Suivi de tous les processus d’Achats jusqu’à la livraison au projets/programmes, l’acceptation et du paiement.
-Suivi des dossiers de dédouanement avec les transitaires et coordination avec l´unité Logistique pour la réception des biens ;
-Suivi avec les Clients de leurs requêtes, veiller à ce que toutes les exigences sont remplies ;
-Création des « Vendor » et des bons de commande (PO) dans l’Atlas ;
-Préparation des différentes correspondances de routine de l’Unité des Achats ;
-Extraction, saisie, reproduction et archivage des données provenant de diverses sources ;
-Appui à la compilation des informations pour la préparation de factures de recouvrement des coûts pour les services d’achats
Contribuer à la mise en œuvre des stratégies de « sourcing » par l’atteinte des résultat ci-après :
-Un appui au développement et la mise à jour d’une base de données des fournisseurs et du roster des consultants individuels ;
-Un appui au développement des nouveaux LTAs ou Préqualifications
Assurer le partage des connaissances au sein du Bureau pour atteindre les résultats ci-après :
-Participation aux formations sur les Achats ;
-Contribution aux réseaux de connaissance et communautés de pratique en Achats
Impact des résultats
Les résultats clés ont un impact dans l’exécution de la gestion de services d’achats du Bureau Pays en termes de qualité et de l’exactitude du travail accompli. L’exactitude des données, la présentation de l’information et de l’approche axée sur la clientèle renforcent les capacités du PNUD dans la fourniture de services d’Achats.
Competencies
EFFICATITE OPERATIONNELLE
-Capacité  d’effectuer une variété de tâches et de fonctions de routine liées aux Achats de biens, Services et Travaux
-Capacité de vérifier les données, identifier et ajuster les écarts
-Capacité à gérer un volume important de travail sous pression
-Bonne connaissance des règles et procédures
-Bonne connaissance des fonctions administratives
-Bonne connaissance de l’outil de travail Atlas
-Aptitude à utiliser des équipements informatiques et de bureau  pour assurer une prestation efficace des services
-Capacité à organiser et accomplir plusieurs tâches  en établissant des priorités
GESTION DES DONNEES
-Recueillir  et compiler  les données avec rapidité et précision en  identifiant ce  qui est pertinent
-Rassembler de façon méthodologique les données et faire preuve d’esprit d’analyse dans leurs vérifications et corrections éventuelles
GESTION DES DOCUMENTS, CORRESPONDANCES ET  RAPPORTS
-Créer, éditer et présenter des informations (requêtes, rapports, documents) en formats visuellement agréable, propre et présentable tels que des tableaux, des formulaires, des présentations, des notes d’information des rapports à l’aide des NTIC.
-Démontrer une bonne compréhension de la grammaire, de l’orthographe et de la structure dans la langue requise
-Assure la rédaction des correspondances, les rapports et documents conformément  aux normes de l’ONU
-Capacité de produire des documents précis et bien documentés conformes à la norme requise
PLANNIFICATION, ORGANISATION ET PLURALITE DES TACHES
-Organise et exécute avec précision des tâches multiples en établissant des priorités en tenant compte des missions spéciales, des interruptions fréquentes, les délais, les ressources disponibles et les multiples rapports hiérarchiques
-Planifie, coordonne et organise la charge de travail tout en restant conscient de l’évolution des priorités et des délais
-Démontre la capacité de passer rapidement d’une tâche à l’autre pour répondre aux besoins des multiples sollicitations
-Etablit, construit et entretient des relations de travail efficaces avec le personnel et les clients afin de faciliter l’appui
Contribuer à la promotion de l’apprentissage et à la gestion des connaissances / partage qui est de la responsabilité de chaque membre du personnel.
Required Skills and Experience
Education:
-Diplôme d’étude secondaire (Diplôme d’Etat) ;
-Avoir un diplôme de Graduat en Administration des Affaires, Administration Publique, Finance, Economie ou équivalent est un atout
Expérience:
-Minimum quatre (4) années d’expérience professionnelle dans la gestion administrative dont une (1) année au moins dans la gestion des achats.
-Expérience dans la manipulation des systèmes de gestion basés sur les NTIC.
-Bonne maîtrise des NTIC (Excel, Word, Outlook…)
-La connaissance de l’outil de travail « Atlas » (système de gestion intégré) serait un atout.
-Le candidat sélectionné devra obtenir le certificat en procurement level 1 dans les 6 mois qui suivent sa prise de fonction.
Langues requises:
-Parfaite maitrise du français.
-Bonne connaissance de l’anglais serait un atout
Disclaimer
Important applicant information
All posts in the GS categories are subject to local recruitment.
Applicant information about UNDP rosters
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Workforce diversity
UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.
Scam warning
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