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L’Organisation Internationale pour les Migrations recrute 01 Secrétaire/Réceptionniste 

L’Organisation Internationale pour les Migrations recrute 01 Secrétaire/Réceptionniste 

Ouvert à la fois aux candidats internes et externes

 

Titre du poste          :       Secrétaire/Réceptionniste

Lieu d’affectation :  Bamako Mali

                    Classification :  General Service Staff, Grade G3             Type d’affectation         :  Durée déterminée d’un an renouvelable

Date de prise de fonction              :  Dès que possible

 

Date limite :  20-juin-19

 

Fondée en 1951, l’Organisation Internationale pour les Migrations (OIM) est l’une des Agences du Système des Nations Unies et la principale Organisation Intergouvernementale dans le domaine de la migration et travaille en étroite collaboration avec les partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM est dédiée à la promotion de la migration humaine et ordonnée pour le bénéfice de tous. Il le fait en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.

 

                L’OIM s’engage en faveur d’un environnement de travail diversifié et inclusif. Les  candidatures externes et internes sont acceptées pour ce poste. Dans le cadre de cet avis  de vacance les candidatures féminines et celles de candidats internes sont considérées  comme prioritaires.

 

 

Contexte : 

 

Sous la supervision générale du Chef de Mission, et sous la supervision directe de l’Assistant(e) Exécutif(ve) Assigné(e) au Chef de Mission, le (la) Secrétaire/réceptionniste s’occupera des tâches de secrétariat au niveau du bureau du Chef de Mission dans son ensemble.

 

Responsabilités : 

 

En particulier, il/elle devra : 

  • Assurer la réception et la transmission de toute correspondance destinée au bureau ;
  • Délivrer et enregistrer les numéros de référence de toute la correspondance du bureau du Com. ;
  • Maintenir les dossiers pour les correspondances entrante et sortantes liées aux différents domaines d’activités ;
  • Accueillir les invités et les visiteurs du bureau du COM et assurer la liaison avec les responsables de service à leur arrivée ;
  • Assurer que les systèmes de l’OIM pour le courrier soient respectés ;
  • Recevoir et transmettre les appels téléphoniques et le registre des appels ;
  • Coordonner la disponibilité du chauffeur du COM selon son l’agenda
  • Assister l’assistant administration et finance dans le suivi des inventaires du bureau ;
  • Procéder à toutes autres tâches appropriées demandées par le chef de Mission, et les chefs de services.

Qualifications requises et Expérience

 

Education

 

  • Formation en secrétariat, administration des affaires ou autres thématiques connexes.

 

Expérience

 

  • Au moins 3 ans d’expérience dans une position similaire, ou 1 an d’expérience si titulaire d’une licence, par exemple dans une ONG ou une organisation internationale, constitue un atout ;
  • Bonnes capacités rédactionnelles, d’organisation et d’utilisation des ordinateurs ;
  • Engagement personnel, efficacités, flexibilité, axé sur les résultats, capacité de travailler efficacement et harmonieusement avec une équipe de collègue de différentes cultures et parcours pressionnels ;
  • Capacité à travailler de longues heures sous pression.

 

Langues

 

Une maitrise parfaite du français est nécessaire.

La connaissance de l’anglais et toute autre langue locale est recommandée.

 

Compétences requises

 

  • Responsabilité : capacité à prendre la responsabilité pour action et à répondre positivement à des critiques constructives ;
  • Orientation client – travaille efficacement avec les clients et partenaires ;
  • Apprentissage continu – favorise l’apprentissage continu pour soi-même et pour les autres ;
  • Communication – écoute et communique clairement, en adaptant son message au public cible ;
  • Créativité et initiative – recherche activement de nouvelles façons d’améliorer les programmes ou les services ;
  • Leadership et Négociation – développe des partenariats efficaces avec les parties prenantes internes et externes ;
  • Gestion de la performance – identifie les moyens et mets-en œuvre des actions pour améliorer la performance de soi et celle des autres ;
  • Planification et organisation – planifie le travail, anticipe les risques et fixe des objectifs dans le cadre de ses responsabilités ;
  • Professionnalisme – affiche la maîtrise du sujet ;
  • Travail d’équipe – contribue à un environnement d’équipe collégial ; intègre les besoins, les perspectives et les préoccupations liés au genre et promeut la participation égale des femmes et des hommes ;
  • Veille technologique – affiche une connaissance des solutions technologiques pertinentes ;
  • Mobilisation des ressources – travaille avec les parties prenantes internes et externes pour répondre aux besoins en ressources de l’OIM.

 

Autres

Tous les candidats doivent posséder la nationalité malienne ou une autorisation de travailler au Mali.

 

Comment postuler :

L’OIM applique une politique en faveur de l’égalité des genres, et encourage les candidatures féminines.

 

Les personnes intéressées sont invitées à soumettre leur candidature par message électronique à l’adresse iommalihr@iom.int en mentionnant la référence du poste en objet : VN-ML-04-2019. Les candidatures doivent comporter un CV détaillé, une lettre de motivation et le PHF dans un fichier unique.

 

La date limite de réception des candidatures est fixée au 20-juin-19 Les candidats (es) présélectionnés (es) seront contactés (es).

 

Période d’annonce :

 

Du 5-juin-19 au 20-Jun-19

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Administrateur Général

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