Mali

Organisation Internationale du Travail recrute 01 Assistant Administratif et Financier-Mali

Organisation Internationale du Travail recrute 01 Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) – G5

Organisation Internationale du Travail

Bamako, Mali
Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) – G5
Grade: G5
No. du poste: ABIDJAN/DC/GS/2018/08
Date de publication: 01 août 2018
Date de clôture (00:00, heure de Bamako): 31 août 2018
Job ID: 442
Départment: BR-Afrique
Unité: BP-Abidjan
Lieu d’affectation: Bamako
Type de contrat: Durée déterminée
Durée du contract: Un (01) an renouvelable
Selon l’Article 4.2 (e) du Statut du personnel, le pourvoi des postes vacants dans les projets de coopération technique n’est pas régi dans le cadre de l’Annexe I du Statut du personnel et se fait par choix direct du Directeur général.
Dans le but de s’assurer que la sélection directe pour pourvoir le poste vacant est fondée sur le meilleur processus décisionnel possible, le BIT invite les candidats intéressés à soumettre leur candidature en ligne avant la date indiquée ci-dessus.
Peuvent soumettre leur candidature:
• Les candidats/tes internes, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l’Annexe I du statut du Personnel.
• Les candidats/tes externes*
*Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux critères spécifiques de recrutement local. Dans ce cadre, le BIT n’offrira un contrat qu’aux personnes de nationalité malienne.
Les nominations avec des contrats de coopération technique ne confèrent pas le droit à une carrière au BIT ni à un renouvellement automatique de contrat ou une conversion pour un engagement d’une autre nature au sein de l’Organisation. Un an de contrat à durée déterminée sera accordé. Par ailleurs, les prolongations de contrats de coopération technique sont conditionnées notamment aux éléments suivants: la disponibilité des fonds, la continuité du besoin des fonctions exercées et des services et une conduite satisfaisants.
*Conditions d’emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade.
Introduction
Informations générales sur le contexte dans lequel le fonctionnaire travaillera
L’OIT est l’institution des Nations Unies qui a pour mission d’améliorer l’accès des hommes et des femmes à un travail décent et productif, dans des conditions de liberté, d’équité, de sécurité et de dignité. Ses principales tâches consistent à promouvoir les droits au travail, encourager la création d’emplois décents, développer la protection sociale et renforcer le dialogue dans la recherche de solutions aux problèmes du monde du travail.
Le BIT va exécuter un nouveau projet de lutte contre le travail des enfants et le travail forcé dans les chaînes de valeur du coton, du textile et de l’habillement. Le projet, cofinancé par l’Union Européenne, sera principalement mis en œuvre dans trois pays (Burkina Faso, Mali et Pakistan) avec une série d’activités de sensibilisation dans un quatrième pays, sur une période de 42 mois. Le projet sera mis en œuvre en collaboration avec l’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO).
Les résultats attendus du projet sont:
• Le renforcement des législations, réglementations, politiques et programmes nationaux, afin de lutter contre le travail des enfants et le travail forcé dans le secteur du coton, du textile et de l’habillement.
• Les gouvernements locaux, les prestataires de services publics et autres parties prenantes concernées (par exemple les Organisations de la société civile, les partenaires sociaux, le secteur privé, les parties prenantes agricoles, etc.) adoptent des mesures efficaces pour éliminer le travail des enfants et le travail forcé dans les districts et les communautés cibles de culture de coton et dans les usines de confection / textile.
Les préoccupations liées au genre sont un facteur primordial, prises en compte dans la planification et la mise en œuvre du projet.
Le projet est géré par le Service des principes et droits fondamentaux au travail (FUNDAMENTALS) du Département de la gouvernance et du tripartisme (GOVERNANCE), au siège de l’OIT à Genève. Le Conseiller Technique Principal du projet est basé à Genève.
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Le Département GOVERNANCE fournit des conseils sur les lois du travail basées sur les conventions et recommandations de l’OIT. Il fournit également un soutien technique et un renforcement des capacités aux ministères du travail et aide les inspections du travail afin d’élaborer des stratégies pour respecter les lois du travail. Il prône et aide les mandants à construire des institutions et des processus solides et fonctionnels pour le dialogue social et à mettre concrètement en pratique les principes et droits fondamentaux au travail.
Le Service FUNDAMENTALS exerce des fonctions de coopération au développement, de recherche, de statistiques et de plaidoyer pour aider les Etats membres de l’OIT à respecter, promouvoir et réaliser les principes et droits fondamentaux au travail, notamment la liberté d’association et la reconnaissance effective du droit de négociation collective; l’élimination de toutes les formes de travail forcé ou obligatoire, l’abolition effective du travail des enfants, et l’élimination de la discrimination en matière d’emploi et de profession.
Ligne hiérarchique
Sous la responsabilité du Directeur du Bureau de Pays de l’OIT à Abidjan et la supervision directe du Coordonnateur National du Projet au Mali, l’Assistant (e) Administratif (ve) et Financier (e) aura comme taches principales :
Fonctions et responsabilités essentielles
Tâches administratives
1. Effectuer le  travail administratif y compris l’interprétation, le maintien des documents officiels et des fichiers ; fournir au supérieur hiérarchique du projet des conseils sur les procédures administratives ;
2. Participer à l’organisation et la préparation des réunions spéciales et prendre toutes les dispositions administratives importantes pour l’organisation des ateliers et des séminaires et fournir des services administratifs et/ou de secrétariat pour ces réunions, séminaires et ateliers ; élaborer des rapports des réunions et suivre la mise en œuvre des décisions prises lors de ces réunions ;
3. Préparer la documentation nécessaire pour les contrats des experts et les contrats de de  services ;
4. Gérer les missions officielles en s’occupant essentiellement des arrangements de voyage, des demandes de visas et des visas de sécurité, des réservations d’hôtel ainsi que de la  préparation  des autorisations de voyager pour le personnel du projet ;
5. Maintenir et actualiser le répertoire des partenaires du projet ; Maintenir le contact avec les partenaires du projet, les agences des Nations Unies, et fournir le service de protocole  tel que requis ;Préparer, de sa propre initiative, les correspondances, les rapports et les justifications d’ordre administratifs (qui peuvent être de nature confidentielle), attacher les informations nécessaires, maintenir un système de suivi et  porter à l’attention du superviseur les questions qui nécessitent une attention immédiate et /ou personnelle ; contribuer à l’élaboration des rapports périodiques d’avancement du projet;
6. Assurer un flux régulier de la communication des activités du projet par la collecte, la traduction et l’archivage des documentations, des informations et des correspondances et des articles de presse. Assurer la diffusion du  matériel de communication du projet ; assurer la gestion du matériel et équipement du projet;
7. Analyser, assigner, suivre, recevoir et distribuer le courrier, la correspondance et les documents pour une unité de travail importante et diversifiée, identifier la correspondance complexe ou sensible à traiter par le supérieur hiérarchique ou des tiers ;
8. Répondre aux questions, aussi bien internes qu’externes, écrites et orales, émanant de toutes les classes. Identifier les problèmes et suggérer des solutions, en obtenant des éléments de réponse, soit au moyen de contacts avec les autres unités de l’organisation, ou des organismes extérieurs, ou à partir de registres, de dossiers ou par des collègues, soit en transmettant la question au département compétent ;
9. Examiner les demandes de rendez-vous avec le supérieur hiérarchique et fixer les rendez-vous en fonction de l’urgence et de l’importance des requêtes ;
10. Évaluer le fonctionnement des systèmes de classement, manuels et automatisés, afin d’assurer un accès efficace du personnel aux informations. Tenir des registres de contacts importants et des listes d’adresses actualisées ainsi que des dossiers confidentiels ;
11. Effectuer d’autres tâches assignées par le superviseur hiérarchique.
section facultatif (si besoin)
Tâches financières
1. Tenir les dossiers financiers liés au projet en vue de concilier les dépenses, les soldes, les paiements ; Elaborer les rapports financiers des séminaires et ateliers;
2. Préparer les spécifications et les estimations des couts des activités prévues ;
3. Préparer et vérifier les pièces justificatives et assurer le suivi des paiements du projet ;
4. Traiter et suivre les Autorisations de Paiement Extérieurs (APEs) et les Autorisations Financières (OFC), ainsi que la livraison des services rendus par le projet quelle que soit la source de financement;
5. Préparer l’analyse du budget et des prévisions selon les besoins ;
6. Procéder à l’analyse et à l’amélioration des rapports financiers périodiques et finaux des agences d’exécution du projet ;
7. Conseiller et assister le personnel du projet, les experts et consultants sur les questions financières ;
8. Travailler en étroite collaboration avec le personnel  des autres  projets de développement ainsi que  du Bureau de Pays de l’OIT à Abidjan et du Bureau régional.
Qualifications requises
Formation
Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires suivies d’une formation en  gestion, comptabilité ou une autre formation dans le domaine des tertiaires.
Expérience
Cinq ans d’expérience dans le domaine de l’administration et/ou de la comptabilité, avec une bonne connaissance de la gestion administrative et financière dans la gestion des projets.
Connaissances linguistiques
Maitrise effective du français. Une bonne connaissance de l’anglais serait un atout
Aptitudes professionnelles
• Capacité avérée d’utiliser les logiciels de  traitement de texte, des feuilles de calculs, power point  et d’autres logiciels requis pour l’accomplissement des taches ;
• Aptitude à rédiger des rapports et des correspondances ;
• Bonne faculté d’analyse ;
• Aisance dans la communication orale et écrite ;
• Aisance dans les contacts avec la clientèle et aptitude à répondre à leurs questions ;
• Aptitude à travailler en équipe et sous pression ;
• Bonne faculté d’organisation, et excellente faculté de gestion du temps   ;
• Aptitude à travailler avec des données et des documents confidentiels, et traiter les questions confidentielles avec discrétion ;
• Avoir le sens de responsabilité et posséder un sens inné du détail ;
• Aptitude à travailler de façon courtoise, avec tact et diplomatie ;
• Fait preuve d’honnêteté et d’intégrité ;
• Aptitude à effectuer des recherches sur Internet et dans des bases de données et à en extraire des informations ainsi qu’à compiler des rapports ;
• Aptitude à évaluer la correspondance et les demandes de renseignement afin de décider de la démarche à suivre ;
• Aptitude à identifier les problèmes et à trouver des solutions ;
• Faculté d’encadrement ;
• Aptitude d’adaptation aux changements.
Processus de recrutement
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour ce faire, veuillez vous rendre sur le site de recrutement en ligne du BIT à l’adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.
Alerte à la fraude
Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l’entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d’addresses email différentes de celles du BIT – ilo@.org – ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n’a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.
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