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L’ONG save the Children recrute un Administration officer

L’ONG save the Children recrute un Administration officer

 

AVIS DE RECRUTEMENT D’UN ADMINISTRATION OFFICER
(les candidatures féminines sont fortement encouragées)
EQUIPE/PROGRAMME: Operations Support Services LOCATION: Sikasso
GRADE: 4.1
DUREE DU CONTRAT: CDI

SAUVEGARDE DE L’ENFANT:

Niveau 3 : le titulaire du poste aura des contacts avec enfants ou jeunes gens aussi fréquemment (par exemple une fois par semaine ou plus) ou de façon intensive (par exemple quatre jours dans un mois ou plus ou toute une nuit) parce qu’ils travaillent dans des programmes-pays ; ou vont visiter les programmes du pays ; ou parce qu’ils sont chargés de la verification des references et le process du vetting du personnel.

LE BUT DU ROLE:
Sous la supervision du Directeur Adjoint des Operations, le Chargé de l’Administration devra contribuer à assurer le bon fonctionnement de l’administration générale du bureau de Sikasso.
Il/Elle jouera le rôle d’interface entre les interlocuteurs internes et externes et assurera la diffusion des informations au sein du bureau.

Il/Elle jouera un rôle d’animation et de la coordination pour l’ensemble des services administratifs du bureau: accueil, secrétariat, service au personnel, facturation, gestion du guest house.
Il est le garant de la bonne mise en œuvre des politiques/procédures administratives de l’organisation. Il travaillera sur base des procédures et politiques SCI, dans le contexte normal, ainsi que dans le contexte des urgences, si cela est le cas.
DIMENSION DU POSTE

Rapporte au: Directeur Adjoint des Opérations avec comme matrixe la Direcetrice des Ressources Humaines et de l’Administration
Staff sous la supervision de ce poste:
Direct: Assistant Admin/RH, Assistante Receptioniste
Indirect : Agents (8) du GIE pour le nettoyage du guest et du bureau, agents (22) de la sécurités
Reponsabilitee budgetaire: …………. FCFA par an N/A
Dimensions du Role: , Relation, avec les partenaires

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITE :
Gestion du bureau
 En charge du respect et de l’application des politiques, des procédures et éthique de l’organisation dans le domaine de l’administration
 Coordonne et supervise les tâches des personnes placées sous sa supervision
 Assurer la conservation correcte et confidentielle de tous les documents.

Gestion de l’environnement physique du bureau et du maintien de l’état de propreté
 Coordonne l’allocation d’espace de travail et les déménagements si nécessaire en collaboration avec la logistique.
 Organise les déménagements des résidences des expatriés en collaboration avec la logistique.

Gestion des contrats avec les prestataires des services
Est chargé de régler toutes les questions liées aux :
 Contrat de bail
 Contrat avec les compagnies d’eau, d’électricité, de téléphonie, etc.
 Contrat de maintenance et d’entretien des bureaux et des résidences des expatriés
 Contrat d’assurance des bureaux, résidences des expatriés et des équipements.
 Contrat cadre pour l’entretien période et la réparation des équipements (Photocopieurs ; fax ; téléphones ; imprimantes ; ordinateurs ; ondulaires et des climatiseurs) en collaboration avec la logistique et IT Manager
 Contrat cadre pour les travaux de menuiserie

Billets d’avion/Visa/Hébergement/Atelier
 Prendre des dispositions pour la gestion administrative du déplacement du personnel expatrié et national en visite à Sikasso
 Signer les ordres de missions.
 Organiser les différents ateliers de l’organisation en collaboration avec la Logistique.

Relation avec les expatriés
 Coordonne la gestion des résidences des expatriés.
 En charge de l’affectation des logements des staffs au sein du guest house.
Communication
 S’assure de la fluidité de transmission des informations administratives entre les différents départements.

Relations avec l’extérieur
 Apporter une assistance à la circulation de l’information et la transmission des décisions et/ ou les invitations entre l’Organisation et les Autorités gouvernementales
 En charge de la bonne coopération avec les autorités gouvernementales
 S’assure que les clauses de l’Accord d’Etablissement de notre organisation avec les autorités gouvernementales sont respectées

La gestion du Guest House :
 S’assurer de la proprété interne et externe du guest house
 Assurer la disponibilité des matériels et équipements nécessaires
 S’assurer de la maintenance/entretien des équipements et matériels
 S’assurer d’une bonne condition d’acceuil et d’hébergement des visiteurs
COMPETENCES ET COMPORTEMENT (Nos valeurs en pratique) Responsabilité:

• Est responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, respecte et fait respecter les valeurs de Save the Children
• Responsabilise l’équipe et les partenaires – leur laissant la liberté d’atteindre les résultats de la meilleure façon, fournit le développement nécessaire à l’amélioration des performances et applique les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Ambition:
• Fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même (et son équipe), prend la responsabilité de son propre développement et encourage les autres à en faire de même.
• Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres
• Orienté vers le futur, pense stratégiquement

Collaboration:
• Construit et maintien des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les Membres, les partenaires extérieurs et les sympathisants
• Valorise la diversité, la considère comme une source de compétitivité
• Abordable, à l’écoute

Créativité:
• Développe et encourage les solutions innovantes
• Disposé à prendre des risques calculés

Intégrité:
• Honnête, encourage l’honnêteté et la transparence
• Renforce la confiance et la confiance
• Affiche un excellent jugement conforme
QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES
Décrivez l’expérience et les compétences nécessaires pour l’exécution satisfaisante du travail, ceux-ci sont classes en deux catégories comme « essentielles » et « souhaitable »)
Essentielles Désirables (en plus)
Qualifications • Titre d’études universitaires Niveau Bac +4 en Administration, Gestion d’entreprise Diplôme d’études gestion, commerce, économie, logistique
Expérience • 3 ans d’expériences dans la gestion administrative au niveau national ou international.
• Expérience dans l’encadrement d’équipes Excellente connaissance de l’environnement humanitaire ou du milieu des ONG internationales.
Compétences • Excellente connaissance de la gestion administrative
• Capacité à prioriser les tâches
• Capacité de synthèse écrite et orale
• Maîtrise des outils informatiques de base (Word, Excel, Powerpoint) Capacité de communiquer en anglais serait un atout.

Qualités Personnelles • Résistance au stress
• Excellente communication
• Autonomie
• Rigueur et de bonne Moralité
• Bonne présentation
• Capacité à travailler en équipe avec un sens élevé d’honnêteté, de transparence, de justice et d’intégrité
• Capacité à travailler en dehors des heures normales de travail.
L’engagement et la compréhension des organisations, buts, valeurs et principes

Responsabilites additionnelles du travail

Les tâches et responsabilités comme énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustifs et le détenteur du rôle peut être appelé à effectuer des tâches supplémentaires de manière raisonnable en fonction de leur niveau de compétences et d’expérience.
Egalité d’opportunité
le détenteur du rôle doit accomplir les tâches conformément aux politiques et des procédures de SCI en matiere de l’égalité opportunité et la diversité.

Sauvegarde de l’Enfant:
Nous avons besoin d’assurer la sécurité des enfants ainsi que notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses, reflète notre engagement envers la protection des enfants contre les abus.

Sante et Securite
Le détenteur du rôle doit accomplir les tâches conformément à la politique et procedure de Sante et de sécurité de SCI.

Postuler sur le lien https://mali.savethechildren.net/jobs/job-apply

 

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