Guinée Conakry ONG

World Health Organization recrute un Assistant

World Health Organization recrute un Assistant

Entreprise/Structure: World Health Organization
Ville, Pays: Conakry, Guinée
Niveau d’études minimum réquis: Bac
Expériences professionnelles demandées: 5 ans
Date limite de dépôt de dossier: 18-06-2017
Email de réception des candidatures : Non précisé

Détails de l’offre:

Assistant (Programme) – (1700370)
Grade: G5
Contractual Arrangement: Temporary Appointment under Staff Rule 420.4
Contract duration: 12 months
Closing Date: Jun 18, 2017, 10:59:00 PM
Primary Location: Guinea-Conakry
Organization: AF_GIN Guinea
Schedule: Full-time
OBJECTIVES OF THE PROGRAMME
Au sein du Bureau de la Representation de l’OMS en Guinee, fournir un appui en administration et finances, aux Administrateurs de Programmes et aux membres du personnel pour effectuer les operations dans le GSM conformement aux reglements et politiques en vigueur au sein de l’OMS.
DESCRIPTION OF DUTIES
Sous l’autorite du Representant et la supervision de l’Administrateur charge des Operations, s’acquitte des fonctions suivantes:–> Receptionner et distribuer tous courriers adresse au Programme;–> Preparer le plan d’action hebdomadaire du Programme;–> Planifier/Preparer les reunions internes de meme que les ateliers organises par le Programme conformement aux calendriers et besoins;–> Assurer la gestion des fournitures de bureau destinees au Programme (Suivi de l’utilisation et inventaire);–> Rediger les correspondances d’information financiere a l’attention des Responsables nationaux des programmes ainsi que les correspondances administratives courantes liees aux transactions financieres et budgetaires;–> Tenir la caisse de menues depenses du Programme;–> Recevoir les ANNEXES 3 et mettre a jour le tableau des DFCset DIs; –> Entrer/mettre a jour les plans de travail, y compris les couts prevus dans le GSM;–> Effectuer le paiement des engagements du Programme;–> Preparer les budgets des activites sur le terrain avec la collaboration de la partie nationale;–> Archiver les copies les copies des pieces comptables;–> Faire le suivi budgetaire de l’execution des depenses de terrain;–> Recevoir les visiteurs et les appels telephoniques avec tact et discretion, et agir en fonction de la nature et l’urgence de chacun, y compris la redirection, le cas echeant;–> Surveiller les demandes de biens et services, y compris les exigences de reception, de paiement et de l’inventaire;–> Rediger la correspondance administrative de sa propre initiative ou sur la base d’instructions; finaliser la correspondance/des rapports a la signature/l’approbation;–> Verifiez que la correspondance a expedier est presentee en conformite avec l’OMS et les styles du Programme et verifier la langue, la grammaire et l’exactitude avant de soumettre a la signature et l’approbation;–> S’assurer que les rapports et documents techniques sont conformes aux normes, regles, pratiques et procedures de l’OMS, editer et corriger si necessaire avant leur soumission a la signature ou l’approbation de l’autorite competente;–> En collaboration etroite avec les autres membres du personnel d’appui, creer et/ou maintenir des systemes de classement; revision constante du systeme de classement pour s’assurer que l’information est a jour et utilisee de facon efficace et efficiente;–> Obtenir des briefings et documents de references pour les reunions, seminaires, ateliers, etc. pour etre assiste par un personnel professionnel de l’equipe, verifier leur disponibilite et s’assurer qu’ils ont les dossiers d’information et documents appropries;–> Organiser le plan de briefing pour les nouveaux staffs arrivant dans le Programme et au moment de leur depart;–> Etablir les demandes de voyage dans le GSM pour les voyages officiels de l’OMS. Faire des reservations de vol et l’hotel, preparer les dossiers de voyage et traiter avec d’autres sujets connexes comme demande ou de sa propre initiative;–> S’acquitter d’autres taches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris fournir un appui a d’autres domaines du travail.
REQUIRED QUALIFICATIONS
Education
Essential: Fin d’etudes secondaires ou equivalente formation technique, commerciale ou finance.
Desirable: La formation dans le domaine du secretariat ou dans un domaine administratif est souhaitable.
Experience
Essential: 5 a 7 ans d’experience pertinente.
Desirable: Experience dans des postes de soutien administratif ou a une autre Agence du SNU est un atout. Experience base sur Oracle ou d’autres systemes d’ERP est aussi un atout.
Skills
Le titulaire conserve et met a jour la competence dans l’utilisation de la technologie de bureau moderne par le biais de cours internes, en cours d’emploi formation ou auto-formation. Il tient au courant des changements dans les procedures et les pratiques, regles et reglements, structure organisationnelle, dans le departement, le cluster et l’OMS, dans le but de briefer les autres et d’expliquer les procedures.
WHO Competencies
Teamwork
Respecting and promoting individual and cultural differences
Communication
Moving forward in a changing environment
Use of Language Skills
Essential:
Desirable:
The above language requirements are interchangeable.
REMUNERATION
WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at GNF 94,569,000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.
ADDITIONAL INFORMATION
    This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level
    Only candidates under serious consideration will be contacted.
    A written test may be used as a form of screening.
    In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.
    Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.
    For information on WHO’s operations please visit: http://www.who.int.
    WHO is committed to workforce diversity.
    WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.
    This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.

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Administrateur Général

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