Guinée Conakry ONG

UNICEF recrute 01 Administrative & Finance Associate

UNICEF recrute 01 Administrative & Finance Associate « être de nationalité guinéenne »

Entreprise/Structure: UNICEF
Ville, Pays: Labé, Guinée
Niveau d’études minimum réquis: Non précisé
Expériences professionnelles demandées: 6 ans
Date limite de dépôt de dossier: 16-03-2018
Email de réception des candidatures : Non précisé

Détails de l’offre:

Administrative & Finance Associate, GS-6, FT, Labé – Guinée#104678
Job Number: 511181 | Vacancy Link
Locations: Africa: Guinea
Work Type : Fixed Term Staff
Depuis 70 ans, UNICEF est à l’oeuvre dans 190 pays et territoires pour promouvoir la survie, la protection et le développement des enfants. Dans le monde entier, notre mission s’articule autour de 7 domains étroitement liés, qui sont tous essentiels au bon développement de l’enfant : santé, VIH-SIDA, eau assainissement et hygiène, nutrition, protection, éducation, et inclusion sociale. Notre objectif est de permettre chaque enfant de commencer sa vie avec un maximum de chances de développement et d’épanouissement pour un monde meilleur.
Pour chaque enfant, Avenir
Les privations pendant l’enfance touchent chaque domaine de la vie des enfants en compromettant leur santé, leur sécurité et leur éducation. Aussi, l’UNICEF Guinée est à la recherche de professionnels qualifiés et talentueux pour exercer la fonction d’Assistant(e) Administratif(tive) et Financier(ère) au grade de GS-6.
Objet du poste
Sous la supervision directe du Chef de Bureau de Zone de Labé, le titulaire du poste contribue globalement à assurer des services administratifs et financiers efficaces et rentables, en fournissant des conseils sur les taches administratives et financières au personnel du bureau de zone. S’assure que les opérations et les services administratifs du bureau sont en conformité avec la politique administrative, les procédures, règles et règlements de l’Organisation.
Principales Taches et Responsabilités :
1. Fournir un appui pour la Comptabilité, les Finances et le Budget
– Initie des activités impliquant le processus des approvisionnements en fournitures de bureaux et services ; gère toutes les fournitures d’urgence, au besoin. – Scanne et joint les copies des documents relatifs au paiement des différentes sections, suit avec les Finances pour leur validation et rend compte à la partie concernée ;
– Revoit et traite les demandes de paiement et d’autres documents soumis pour paiement pour exactitude et exhaustivité. Veille à ce que les codes d’imputation appropriés soient sélectionnés sur les demandes de paiement, conformément aux processus de travail du bureau ;
– Revoit et traite les paiements relatifs aux transferts de fonds directs au gouvernement, remboursements et/ou paiements directs en conformité avec les politiques et procédures règissant l’approche harmonisée des transferts de fonds (HACT) ; procède à la liquidation des transferts aux partenaires, en veillant à ce que la documentation soit complète, exacte et adéquate. Participe aux visites de contrôles ;
– Suit la situation des transferts directs en espèces (DCT) en cours au niveau des bureaux de zone, et s’assure que les liquidations des DCT et les remboursements sont enregistrés en temps opportun et avec précision ;
– Tient des dossiers financiers et des systèmes de contrôle pour enregistrer et réconcilier les dépenses, les soldes, les paiements, les déclarations et autres données sur les transactions au jour le jour et les rapports, pièces justificatives, etc. et réconcilie les données pour les rapports périodiques ou spéciaux.
2. Fournir un Appui Administratif
– Revoit systématiquement les installations du bureau pour s’assurer d’un bon environnement de travail et de sécurité pour tous les membres du personnel. – Prend toutes les mesures nécessaires pour organiser des services de nettoyage/supervision des contractants, assurer l’approvisionnement, la maintenance et la réparation de matériels et équipements conformément aux plans budgétaires et aux allocations ;
– Assure l’organisation administrative des réunions, des ateliers et des séminaires en coordonnant le transport, les équipements audio-visuels et les fournitures nécessaires ;
– Aide le personnel International nouvellement arrivé à s’installer rapidement, en particulier dans les domaines du logement, le permis de conduire, l’immatriculation des véhicules, les télécommunications et sur les questions de sureté et de sécurité.
3. Fournir un Appui Logistique et assurer les voyages
– Supervise les services de transport et les Chauffeurs en assurant un calendrier réaliste pour l’utilisation des véhicules, tient les registres sur l’utilisation du carburant, le kilomètrage, gère les heures supplémentaires et les services d’entretien ;
– Supervise les Chauffeurs, les mécaniciens pour la réparation des véhicules, établit les bons de commandes appropriées pour les Chauffeurs et mécaniciens pour la prise d’actions ;
– Vérifie les rapports des Chauffeurs sur le terrain relatifs aux véhicules, prend des mesures sur les réparations préventives appropriées sur les véhicules et s’assure que tous les accidents sont en temps opportun rapportés avec les pièces justificatives, y compris les réclamations d’assurance ;
– Etablit les autorisations de voyage et s’assure de la soumission des habilitations de sécurité pour le personnel et prend des dispositions pour toutes questions liées au voyage officiel ;
– Organise l’hébergement et le transport des missions de visite au Bureau de Zone.
Qualifications et Expériences requises :
– Etre de nationalité guinéenne ;
– Etre de nationalité guinéenne ;
– Avoir achevé l’enseignement secondaire complété par une formation technique dans le domaine de l’Administration et/ou gestion logistique.
– Avoir six (06) ans d’expérience professionnelle continue dans le domaine de la gestion administrative ou des fonctions administratives englobant la logistique, le transport ;
– L’expérience de travail en situation d’urgence est un avantage ;
– La maitrise du français et un niveau d’anglais fonctionnel sont requis ;
– Etre capable d’entretenir des relations de travail dans un esprit d’équipe ;
– Avoir la capacité de travailler dans un environnement international et multicultural.
 Les dossiers de candidature devront comprendre une lettre de motivation, un curriculum vitae détaillé comprenant les coordonnées (numéros de téléphone et adresses électroniques) des trois (03) derniers superviseurs, les photocopies légalisées des diplômes, les attestations de services rendus et tout autre document renseignant sur la carrière du candidat.
Closing Date Fri Mar 16 2018 00:55:00 GMT+0100 (Afr. centrale Ouest)

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Administrateur Général

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