Côte d'Ivoire

La BAD recrute 01 Chargé du Protocole

La BAD recrute 01 Chargé(e) du Protocole « être ressortissants d’un des pays membres de la BAD »

Entreprise/Structure: La Banque africaine de Développement
Ville, Pays: Côte d’Ivoire
Niveau d’études minimum réquis: Bac + 5 ou plus
Expériences professionnelles demandées: 5 ans
Date limite de dépôt de dossier: 04-05-2018
Email de réception des candidatures : Non précisé

Détails de l’offre:

Chargé(e) du protocole
Titre du poste: Chargé(e) du protocole
Grade: PL6
Poste N°: 50069758
Référence: ADB/17/326/2
Date de clôture: 04/05/2018
Pays: Côte d’Ivoire
Objectifs
LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement  est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique ont été définis pour renforcer la Stratégie décennale, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera la mise en œuvre efficace de cette vision pour l’Afrique.
LE COMPLEXE :
Le Président planifie, supervise et administre les activités du Groupe de la Banque. Sous l’orientation des Conseils d’administration, le Président dirige les activités de la Banque et du Fonds africain de développement; il administre les opérations et les activités conformément aux accords portant création de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement. Le Président supervise plusieurs Départements et Unités, notamment le Cabinet du Président, le Département de l’évaluation indépendante du développement, le Département de l’intégrité et de la lutte contre la corruption, l’Unité de vérification de la conformité et de médiation, le Secrétariat du Comité d’appel, le Tribunal administratif, le Bureau de l’Auditeur général, la Direction de la gestion des risques du Groupe, le Département du conseil juridique général et des services juridiques, le Département de la communication et des relations extérieures, le Bureau de l’intégrité du personnel et de l’éthique et le Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général.
LE DÉPARTEMENT RECRUTEUR :
Le Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général (PSEG) de la Banque a pour rôle de faciliter l’atteinte des objectifs énoncés dans la Stratégie décennale de la Banque, le Top 5 et le Modèle de développement et de prestation de services, en rationalisant le processus décisionnel des organes de gouvernance et en forgeant de meilleures relations de travail avec les actionnaires et les pays d’accueil de la Banque. Le Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général comprend : (i) le Bureau du Secrétaire général, qui a aussi la responsabilité de gérer la Section de la gestion des archives, la Section de la politique de gouvernance institutionnelle et des relations avec les actionnaires et la Section des conférences et réunions; (ii) la Division des affaires et des travaux du Conseil ; et (iii) la Division du protocole, des privilèges et immunités.
Les principales fonctions de la Division du protocole, des privilèges et immunités (PSEG.2) consistent à offrir des services de protocole et à gérer les relations avec le pays du Siège ou les pays hôtes des bureaux pays du Groupe de la Banque et les missions diplomatiques.
LE POSTE :
L’objectif global de ce poste est de :
– Fournir un service de qualité à tout le personnel de la Banque et aux membres de leur famille (cartes de séjour, franchise, immatriculation de leurs véhicules, exonération de TVA etc.)
– Apporter un appui administratif général en concevant et préparant les différents documents administratifs, les notes verbales, les attestations diverses, …
– Apporter un appui à la gestion des privilèges et immunités de la Banque et de son personnel
– Contribuer à une plus grande diligence dans le traitement des dossiers de la Banque de ses fonctionnaires et membres de leur famille auprès des Administrations du pays hôte.
– Contribuer à une bonne communication avec le personnel de la Banque et les Administrations du pays hôte.
– Assurer la couverture protocolaire pendant les cérémonies et évènements de la Banque
– Assurer la bonne gestion des drapeaux de la Banque et des Etats membres suivant les règles protocolaires applicables
– Veiller à la bonne mise en place lors des cérémonies et événements, dans le respect des règles protocolaires
Fonctions et responsabilités
Sous la supervision et l’orientation du Chef de la Division du protocole, des privilèges et immunités, le/la Chargé(e) du protocole en chef (protocole, privilèges et immunités et missions diplomatiques) devra :
1.  Traiter les demandes de visa et carte de séjour franchise, exonération de TVA, immatriculation des véhicules, autorisation de vente ou réexportation de véhicule.
2.  Veiller à la préparation, à l’enregistrement, à la transmission, au retrait des documents et à la remise aux bénéficiaires.
3.  Rédiger les projets de notes verbales, les memoranda.
4.  Suivre auprès des Administrations du pays hôte, les procédures d’obtention des cartes et visas de séjour, des franchises, des dossiers d’exonération, immatriculation des véhicules ainsi que le traitement diligent des dossiers.
5.  Participer à l’animation des séminaires d’orientation lors de la prise de fonction des nouveaux fonctionnaires ou le départ de la banque des fonctionnaires.
6.  Expliquer aux nouveaux fonctionnaires les formalités administratives à accomplir lors de leur prise de fonction ou de départ ainsi que les privilèges et immunités y afférents.
7.  Participer à l’organisation des cérémonies de signature en rapport avec les parties prenantes, préparer les salles et assurer l’aspect protocolaire de l’évènement.
8.  Participer à l’organisation des réunions, des séminaires, des conférences et des Assemblées Annuelles de la Banque.
9.  Veiller à la bonne gestion des drapeaux de la Banque et des Etats membres
10.  Faire les réservations nécessaires et s’assurer de la mise en place lors de ces évènements.
11.  Assister à l’accueil et le départ des invités de la Banque (Chefs d’Etat, Ministres, Ambassadeurs).
12.  Informer les parties concernées et mettre en place la logistique requise.
Critères de sélection
Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables
1.  Être titulaire d’au moins un Master ou d’un diplôme équivalent en droit ou une qualification équivalente en droit international public ou relations internationales ou droit public ou dans un domaine connexe ;
2.  Justifier d’au moins cinq (5) années d’expérience professionnelle à un poste diplomatique ou à un poste dans une Banque multilatérale de développement ;
3.  Un certificat de formation dans le protocole et/ou la diplomatie constituera un atout supplémentaire ;
4.  Expérience dans l’administration et le droit publics ;
5.  Une expérience du secteur privé serait un atout supplémentaire ;
6.  Ponctualité et disponibilité
7.  Esprit d’équipe et d’organisation
8.  Esprit d’initiative et de responsabilité
9.  Adaptabilité et flexibilité et aptitude à travailler sous pression
10.  Maîtrise des procédures internes et externes
11.  Maîtrise des accords de création de la BAD et des accords de Siège et d’autres documents relatifs aux privilèges et immunités
12.  Aptitude à l’anticipation
13.  Excellente qualité d’écriture administrative et diplomatique
14.  Excellentes compétences en communication, un(e) diplomate ou juriste ayant de bonnes aptitudes d’analyse et de négociation ; un sens aigu de l’initiative et une démarche rigoureuse et méthodique ;
15.  Une bonne connaissance des règles, politiques et procédures de la Banque et des normes diplomatiques, de l’Accord de siège et d’autres accords d’établissement ;
16.  Capacité à communiquer efficacement à l’écrit comme à l’oral en anglais ou en français, de préférence, avec une connaissance pratique de l’autre langue ;
17.  Compétence dans l’utilisation des applications courantes de la Suite Microsoft Office (Word, Excel, Access et PowerPoint) ; la connaissance de SAP (ou d’un autre système intégré de gestion des documents ou d’outils d’analyse de données quantitatives et qualitatives) constitue un atout supplémentaire.
CE POSTE BÉNÉFICIE DU STATUT INTERNATIONAL ET OUVRE DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI Y AFFÉRENTES.
Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à : HR Direct HRDirect@AFDB.ORG   

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