Burundi

UNDP recrute 01 Associé aux Achats du Bureau du PNUD

UNDP recrute 01 Associé(e) aux Achats du Bureau du PNUD

Entreprise/Structure: UNDP
Ville, Pays: Bujumbura, Burundi
Niveau d’études minimum réquis: Non précisé
Expériences professionnelles demandées: 6 ans
Date limite de dépôt de dossier: 04-01-2018
Email de réception des candidatures : Non précisé

Détails de l’offre:

Agency:UNDP
Title:Associé(e) aux Achats du Bureau du PNUD
Job ID:13703
Practice Area – Job Family:Management – PROCUREMENT
Vacancy End Date:(Midnight New York, USA)04/01/2018
Time Left:13d 20h 5m
Duty Station:Bujumbura, Burundi
Education & Work Experience:C-HS Graduate or Equivalent – 6 year(s) experience
Languages Required Desired:French English
Grade:G6
Vacancy Type:FTA Local
Posting Type:External
Bureau:Africa
Contract Duration:1 Year with possibility for extension
Ce poste est uniquement ouvert aux candidats de nationalité burundaise et aux étrangers résidant au Burundi et qui disposent d’un permis de travail au Burundi et qui disposent d’un permis de travail au Burundi.
Background
Sous la supervision générale du Directeur Pays Adjoint /Opérations et supervision directe du spécialiste aux Opérations, l’Associé(e) aux Achats assure l’exécution des services et des processus d’achats transparents et efficaces conformément aux procédures et normes du PNUD. L’Associé(e) aux Achats promeut une approche basée sur les résultats, le client et la qualité.
L’Associé(e) aux Achats analyse et interprète les règles et politiques en matière d’achats. L’objectif fondamental est de contribuer de façon pérenne à l’efficacité de la gestion des achats pour une mise en place dans les délais des projets du PNUD.
Il/elle travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, du programme, des projets et du Siège en vue de résoudre les problèmes liés aux achats et pour des échanges  d’informations.
Duties and Responsibilities
Résumé des fonctions clés:
Mise en œuvre des stratégies opérationnelles des achats ;
Organisation des processus des achats et voyages ;
Mise en œuvre de la stratégie des sources d’achats des biens et services ;
Contrôle des biens du bureau et des projets (Assets) ;
Facilitation du renforcement ; du partage de connaissances et du classement.
Mise en œuvre des stratégies opérationnelles des achats pour atteindre les résultats suivants :
Conformité des activités d’achats avec les règles, les règlements, les politiques et les stratégies du PNUD et des NU;
Mise en œuvre efficace du contrôle interne ;
Elaboration et mise en œuvre des stratégies de réduction et d’économies des coûts;
Elaboration et mise en œuvre d’une stratégie de contractualisation incluant les processus d’appel d’offres et d`évaluation, l’évaluation du contractant, l’évaluation et la négociation des offres, la gestion du contrat et du contractant, les considérations légales et les conditions de paiement, l’évaluation des risques.
Organisation des processus d’achats du bureau et voyages, des projets NIM/DIM et des autres agences des NU a leur demande afin d’atteindre les résultats suivants :
Contribution à la préparation et à la mise en œuvre du plan d’achats pour le bureau et les projets, établissement de délais et de suivi de mise en œuvre ;
Réponse effective aux différentes requêtes liées aux voyages des projets NIM/DIM et du Bureau ;
Contact permanent avec les agences de voyages pour l’obtention des quotations liées aux voyages dans les délais requis ;
Flexibilité et rapidité dans la gestion des voyages urgents du Bureau et de ses projets ;
Mise à jour régulier du tableau de bord des voyages ;
Organisation des réunions périodiques avec les agences de voyages pour améliorer l’efficacité et l’efficiente dans la gestion des voyages du Bureau ;
Organisation des processus de passation des marchés, y compris la préparation  et  la conduite des appels d’offres, les demandes de propositions ou demandes de prix, la réception des offres, des soumissions ou des propositions, leur évaluation, la négociation de certaines conditions des contrats en pleine conformité avec les règles et les règlements du PNUD ;
Préparation des bons de commande et des contrats dans et en dehors d’Atlas ;
Création des vendeurs (vendor) dans Atlas ;
Préparation des soumissions des dossiers pour le Comité des Achats (CAP) et le Comité consultatif sur les achats (ACP). En tant que Secrétaire du CAP, préparation des comptes rendus pour approbation par les membres du CAP ;
Mise en œuvre d’un système de contrôle interne qui assure que les bons de commande (PO) sont dûment préparés et expédiés ;
Prise des mesures correctives sur les PO avec les budgets check errors et autres problèmes le cas échéant ;
Suivi journalier et efficace des achats en collaboration avec les clients ;
Mise en œuvre d’une stratégie de recouvrement de coûts de fonctionnement pour tous les services rendus par les Services Généraux ;
Préparation des Billings en vue du recouvrement des couts dans ATLAS pour les services fournis par le PNUD aux autres agences des NU ;
Mise en œuvre des processus conjoints d’achats dans le cadre de la réforme des NU ;
Contribution à la préparation d’une stratégie des sources d’achats des biens et services
Participation a la mise en place et la gestion régulière d’un roster de fournisseurs. Mise en œuvre d’un processus de sélection de fournisseurs de biens et  services qualifies.
Contrôle effectif et efficace des biens du bureau et des projets acquis sur les fonds du PNUD :
Conduite de l’exercice de comptage physique des immobilisations corporelles (PP&E) ;
Etiquetage de tous les meubles, équipements lors de leur réception, mise à jour des fiches d’inventaire des biens et suivi du déplacement des équipements et meubles ;
Initiation et saisie de demandes d’enregistrements/ajustements des actifs  à soumettre au GSSC via DMS ;
Compilation et vérification des données dans ATLAS sur les achats des biens pour le bureau et les projets acquis sur les fonds du PNUD ;
Saisie manuelle des achats hors ATLAS ;
Préparation et envoi semestriellement de la lettre de certification des Assets du PNUD au siège ;
Téléchargements  de ATLAS des rapports sur les assets (Inventory Service Report) ;
Certification des rapports par le chef du bureau.
Appui aux services communs :
Saisie Maintien des services communs et gestion des locaux du bureau en vue de s`assurer de l’intégration des activités du PNUD sur les services communs aux autres agences des NU ainsi que de la mise en effectivité de la réforme des NU ;
Contribution à l’identification et à la mise en œuvre des possibles services communs des agences des NU.
Partage des connaissances et classement au sein du Bureau pour atteindre les résultats suivants :
Organisation de formations pour le personnel du bureau et des projets ;
Synthèses de leçons apprises et meilleures pratiques en matière d’achats ;
Contribution aux réseaux de connaissance et communautés de pratique ;
Archivage/Classement de tous les dossiers relatifs aux Voyages, PO et lettres de commande faites.
Impact des Résultats :
Les résultats clés ont un impact aussi bien sur l’exécution globale de services fournis par  l’Unité des Achats que sur le succès de mise en oeuvre des stratégies et politiques de l’organisation relatives aux Achats. La bonne présentation des informations financières et contractuelles aux différents comités (CAP et ACP) contribuent à assurer un rapide avancement dans le traitement des dossiers et dans la fiabilité de la gestion des ressources du bureau par rapport aux auditeurs.
Competencies
Création de partenariats stratégiques
Niveau 1.1: Création de partenariats stratégiques
Analyse les informations générales et sélectionne du matériel pour le soutien des initiatives relatives à la création de partenariat.
Promotion de l`apprentissage organisationnel et du Partage des Connaissances
Niveau 1.1: Recherche de base et analyses
Identifie les meilleures pratiques et propose des nouvelles et meilleures manières de performer dans le travail ;
Se documente sur les stratégies innovatrices et les nouvelles approches.
Compétences professionnelles/Expertises techniques
Niveau 1.1: Connaissance fondamentale du processus, des méthodes et des procédures
Comprend les processus et méthodes de travail par rapport au poste ;
Possède les connaissances de base sur les politiques et procédures de l`organisation et les applique dans le travail quotidien ;
S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage ;
Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans son travail quotidien.
Promotion des Changements et du Développement Organisationnels
Niveau 1.1: Présentation des informations sur les meilleures pratiques dans les changements organisationnels
Se documente sur les meilleures pratiques liées au changement et au développement organisationnel au sein et à l’extérieur du système des NU ;
Démontre les aptitudes à identifier les problèmes et à proposer des solutions.
Conception et mise en œuvre de systèmes de gestion
Niveau 1.1: Collecte de données et mise en œuvre de systèmes de gestion
Utilise les informations/bases de données/autres systèmes de gestion ;
Apporte des contributions au développement des composantes du système.
Orientation vers le Client
Niveau 1.1: Entretien de bonnes relations avec les clients
Répond en temps réel de façon appropriée et rapide aux besoins des clients internes et externes ;
Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et des délais ;
Etablit, construit et entretien des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes ;
Répond aux besoins des clients dans les meilleurs délais.
Promotion de la redevabilite et de la gestion axe sur les résultats
Niveau 1.1: Collecte et diffusion des informations
Collecte et partage les informations sur la bonne pratique de redevabilite et de gestion axée sur les résultats ;
Prépare à temps les données pour les rapports ;
Maintient une base de données.
Compétences générales :
Démontre /préserve des valeurs d’éthique et d’intégrité ;
Démontre une connaissance des entreprises et un bon jugement ;
L’auto développement, la prise d’initiative ;
Esprit d’équipe et facilite le travail d’équipe ;
Facilite et encourage une communication ouverte dans l’équipe, communique efficacement
Est apte à gérer des conflits ;
Respecte la diversité des genres et sexe, des cultures, races, etc.
Apprentissage et partage des connaissances et encourage l’apprentissage des autres. La Promotion de l’apprentissage et du partage des connaissances est la responsabilité de chaque membre du personnel ;
Informe et rend transparent les prises de décision.
Suivi du programme de Certification dans le domaine des Achats.
Required Skills and Experience
Education :
Diplôme d’études secondaires avec formation spécialisée en achats des biens et services ;
Un diplôme universitaire en Gestion, Administration ou autres domaines apparenté est considéré comme un atout.
Expérience :
Expérience progressive d’au moins 6 ans  au niveau national et/ou international ;
Avoir une bonne maîtrise de l’informatique (logiciel : Excel, Word, Outlook.) ;
La connaissance du système « ATLAS » ou de tout autre système de gestion intégrée est un atout.
Langues requises :
Maîtrise de la langue française et une bonne connaissance de l’Anglais constitue un atout.
Note :
Ce poste est uniquement ouvert aux candidats de nationalité burundaise et aux étrangers établis au Burundi et disposant d’un permis de travail du Burundi;
Les candidatures féminines qualifiées sont fortement encouragées.
Disclaimer
Important applicant information
All posts in the GS categories are subject to local recruitment.
Applicant information about UNDP rosters
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Workforce diversity
UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.
Scam warning
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
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