Burundi

Burundi : Le PNUD recrute 01 Associée aux Finances

Burundi : Le PNUD recrute 01 Associée aux Finances (Republication)

Entreprise/Structure: UNDP
Ville, Pays: Bujumbura, Burundi
Niveau d’études minimum réquis: Non précisé
Expériences professionnelles demandées: 6 ans
Date limite de dépôt de dossier: 15-02-2017
Email de réception des candidatures : Non précisé

Détails de l’offre:

Job Description
Agency : UNDP
Title : Associée aux Finances (Republication)
Job ID : 7854
Practice Area – Job Family : Management – FINANCES
Vacancy End Date: 15/02/2017 (Midnight New York, USA)
Duty Station : Bujumbura, Burundi
Education & Work Experience : C-HS Graduate or Equivalent – 6 year(s) experience
Languages  Required: English, French
                   Desired:
Grade : G6
Vacancy Type: FTA Local
Posting Type : External
Bureau : Africa
Contract Duration : 1 Year with possibility for extension
Ce poste est uniquement ouvert aux candidats de nationalité burundaise et aux étrangers établis au Burundi et disposant d’un permis de travail du Burundi.
Background
Sous la supervision globale du Directeur Pays Adjoint aux Opérations et sous la supervision directe de l’Associé(e) Principal(e) aux Finances, l’associé(e) aux finances assure l’exécution effective des opérations financières et procédures du bureau, en assurant l’utilisation transparente des ressources du bureau. L’associé aux Finance promeut une approche axée sur la satisfaction du client tout en respectant les règles et procédures financières du PNUD.
En l’absence de l’Associe(e)  Principal(e) aux Finances, l’Associé(e) aux Finances peut être amené(e) à superviser le personnel d’appui de l’unité des Finances  et travaille en étroite collaboration avec l’unité des Opérations, du Programme et des projets du bureau, avec le siège du PNUD et d’autres agences des NU en vue de résoudre les problèmes divers liés aux opérations financières et pour des échanges d’informations.
 Duties and Responsibilities
Mise en œuvre des stratégies opérationnelles et adaptation des processus, en visant les résultats suivants:
• Conformité avec les règles, et la règlementation du PNUD et des NU, sur les processus financiers, les enregistrements et rapports financiers, et la mise en œuvre des recommandations des audits ; mise en place d’un cadre de contrôle interne efficace;
• Contribution au développement des processus de travail du bureau et à l’élaboration des procédures opérationnelles standard dans le domaine des finances, en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau;
• Formulation de propositions visant l’amélioration de la gestion de la trésorerie;
• Contribution au développement de stratégies de réduction et d`économie des coûts, en consultation avec la direction du bureau;
• Préparation des accords sur le partage des couts et les fonds fiduciaires, et suivi du versement des contributions, dans le cadre des efforts du bureau pour la mobilisation des ressources.
Gestion des budgets administratifs et fonctionnement d`un système optimal de recouvrement de coûts visant à atteindre les résultats suivants:
• Préparation et révision des budgets des projets de gestion du PNUD, suivi avec le siège des ASL pour lesdits projets;
• Recouvrement effectif (Billing) de coûts pour les projets et agences dans le cadre de sa responsabilité et mise en place d’un système de suivi régulier des montants recouvrés;
• Proposition à la direction d’un système de recouvrement des services non rémunérés dans ATLAS (UPL)
• Facturation dans ATLAS des services rendus par le PNUD aux projets et aux autres agences;
• Suivi des budgets du bureau et vérification des pièces justificatives;
• Contrôle minutieux des documents de support des paiements, rapports financiers des projets et des pièces justificatives pour les paiements;
• Présentation des informations pertinentes en vue de la planification et de l’état de la situation sur les ressources financières du bureau.
Comptabilité et appui administratif a l`Unité des Finances visant à obtenir les résultats suivants:
• Collecte des données détaillées pour le plan de travail annuel;
• Vérification systématique des pièces justificatives pour les paiements et les rapports financiers pour les projets sous NIM/NEX ; préparation des vouchers ; exécution des paycycle et des paiements;
• Traitement des journaux de paye dans ATLAS;
• Maintien d`un système de contrôle des dépenses internes pour s`assurer que les vouchers sont vérifies comme corrects et finalises, que les transactions sont correctement enregistrées et saisies dans ATLAS, que les journaux de paye sont prépares a temps et traites ; que tous les autres paiements (Travel claim, MPO,..) sont effectues;
• Vérification systématique dans Atlas de la véracité des données bancaires du fournisseur, de la méthode de paiement, du COA et contrôle pour éviter une duplication dans les paiements;
• Contrôle pour que les conditions et les modalités de paiement soient conformes au Purchase Order et aux contrats pour les paiements avec PO;
• Actions correctives (APJV / GLJE) des vouchers avec un budget insuffisant ou inexistant menées à temps ;
• Actions correctives sur les vouchers non postes, y compris les vouchers avec des erreurs du budget, des match exceptions, des vouchers non approuves. Actions de réponse a temps sur les requêtes du siège en vue de résoudre les questions relatives aux finances;
• Traitement des transactions, de sorte qu’elles soient correctement inscrites dans ATLAS, conformément au système de contrôle des dépenses internes;
• Transmission et suivi des vouchers pour approbation, émission des chèques et envoi en signature
• Oppositions aux paiements des chèques et transferts le cas échéant;
• Participation aux travaux de nettoyage des comptes d’attente pour la clôture des comptes;
• Vérification des pièces et suivi des paiements mis à la disposition de la Banque;
• Nettoyage des avances NIM et NGO;
• Réconciliation des open Item;
• Classement des différents dossiers et rapports financiers.
Gestion efficace de la trésorerie, en visant les résultats suivants:
• Remplacement de l’associé aux finances (ICS-7) pour la vérification régulière de l’état des fonds sur le compte local, pour s’assurer qu’ils couvrent les dépenses. Identification à temps et enregistrement des entrées de fonds;
• Remplacement de l’associé aux finances (ICS-7) pour la vérification quotidienne que la balance est nulle (Zéro-balance) sur les relevés des comptes dans ATLAS pour surveiller le niveau des avances; identification et enregistrement des contributions;
• Préparation et soumission au siège du rapport mensuel sur les taux de change;
• Conduite de réconciliations bancaires adéquates dans les délais exigés;
• Remplacement de l’associé aux finances (ICS-7) pour la préparation de la prévision mensuelle de la trésorerie nécessaire au DCD/O. Liaison avec les agences des Nations Unies pour obtenir leur estimation des besoins en fonds;
• Préparation des transferts bancaires et approvisionnement du compte local (Deal).
Facilite l’apprentissage et le partage des connaissances, visant à atteindre les résultats suivants :
• Synthèse des bonnes pratiques et des leçons apprises aux finances;
• Organisation de formations dans le domaine des finances pour le personnel des Opérations et des projets;
• Contribution substantive aux réseaux de connaissance et aux communautés des pratiques.
Les résultats clés ont un impact sur l’ensemble de l’exécution des opérations financières et sur le succès de la mise en œuvre des stratégies opérationnelles du bureau.
Les informations financières renforcent la crédibilité du PNUD dans l’utilisation des ressources du bureau, en particulier à l’égard des utilisateurs des rapports financiers.
Competencies
Compétences fonctionnelles
Construction de partenariats
Maintien des informations et des bases de données
• Assure le tracking et prépare les rapports sur les ressources mobilisées.
Promotion de l’apprentissage organisationnel et du partage des connaissances
Recherche fondamentale et analyse
• Effectue des recherches sur les meilleures pratiques et propose des façons plus efficaces de faire les choses;
• Identifie et communique les opportunités de promouvoir le partage des connaissances et l’apprentissage.
Promotion des changements et du développement organisationnels
Présentation des informations sur les meilleures pratiques dans les changements organisationnels
• Se documente sur les «Meilleures pratiques» dans le changement et développement organisationnels au sein et en dehors du système des NU;
• Démontre de l`aptitude à identifier les problèmes et proposer des solutions.
Compétences/Expertises
Connaissance fondamentale du processus, des méthodes et des procédures
• Comprend les processus et méthodes de travail par rapport au poste;
• Possède les connaissances de base sur les politiques et procédures de l`organisation liées au poste et les applique dans le travail;
• Identifie les nouvelles approches et les meilleures pratiques puis les intègre au travail;
• S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage;
• Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans son travail ;
• Effectue diverses tâches de nature spécialisée et non spécialisée et à traiter les travaux qui sont bien documentés enregistrés, ayant fait l’objet de recherche et de rapports;
• Est capable de réviser et d`identifier des données variées et ajuster les différences, à identifier et résoudre les problèmes liés aux opérations;
• Est capable d`effectuer un travail de nature confidentielle et de traiter un grand volume de travail ;
• Possède une bonne connaissance des règlements relatifs aux Finances et du Guide de Gestion des Résultats, de la Comptabilité;
• Maîtrise l’outil informatique en général et d’Atlas en particulier;
• Est apte à travailler en équipe : aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu’avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité;
• Suivi du programme de Certification des Finances.
Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion
Collecte des données et mise en œuvre de systèmes de gestion
• Exploite les informations / bases de données / autres systèmes de gestion;
• Fait des recommandations relatives à des procédures de travail et à la mise en œuvre de systèmes de gestion.
Orientation vers le Client
Entretien de bonnes relations avec les clients
• Etablit, construit et entretient des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes;
• Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et des délais;
• Répond rapidement aux besoins des clients.
Promotion de la redevabilité et de la gestion basée sur les résultats
Collecte et diffusion des informations
• Met en place et entretient les bases de données.
Compétences de base:
• Démontre la connaissance de l’Organisation et un bon jugement;
• Veille à son auto-développement et prend des initiatives ;
• Est un bon coéquipier et de faciliter le travail d’équipe;
• Facilite et encourage la communication ouverte dans l’équipe et communique efficacement ;
• Crée des synergies grâce à l’auto-contrôle;
• Est apte à Gérer des conflits;
• Se forme, partage ses connaissances et encourage l’apprentissage des autres;
• Promouvoir l’apprentissage et la gestion des connaissances / le partage des connaissances est de la responsabilité de chaque membre du personnel;
• Prise de décision éclairée et transparente.
Required Skills and Experience
Education:
• Diplôme d’études secondaires certifiées par un diplôme en comptabilité ou finances;
• Un diplôme universitaire en Gestion ou Finances est souhaité, mais pas exigé. Un titre de comptable d`un institut internationalement reconnu constitue un net avantage.
Expérience:
• Un minimum de 6 ans d’expérience avec les responsabilités progressives dans le domaine financier, et une connaissance spécialisée des politiques et procédures bancaires;
• Connaissance des systèmes comptables au niveau national ou international;
• Une bonne expérience en informatique et particulièrement connaissance des logiciels (MS Word, Excel, etc.) et des tableurs et bases de données, expérience dans l’utilisation de systèmes de gestion financière basés sur Internet, préférablement PeopleSoft;
• Connaissance des normes IPSAS requise.
Langues requises:
• Maîtrise du français et une connaissance pratique de l’anglais.
Note:
• Ce poste est uniquement ouvert aux candidats de nationalité burundaise et aux étrangers établis au Burundi et disposant d’un permis de travail au Burundi ;
• Les candidatures féminines qualifiées sont fortement encouragées.
Disclaimer
Important applicant information
All posts in the GS categories are subject to local recruitment.
Applicant information about UNDP rosters
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Workforce diversity
UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.
Scam warning
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

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