Bénin

APIDA recrute 01 Secrétaire Exécutif / 01 Responsable des Opérations

APIDA recrute 01 Secrétaire Exécutif / 01 Responsable des Opérations

Entreprise/Structure: L’Association pour la Promotion de l’Intercommunalité dans le Département de l’Alibori (APIDA)
Ville, Pays: Bénin
Niveau d’études minimum réquis: Bac + 4
Expériences professionnelles demandées: 5 ans
Date limite de dépôt de dossier: 19-03-2018
Email de réception des candidatures : Non précisé

Détails de l’offre:

– Un(e) Secrétaire Exécutif ;
– Un(e) Responsable des Opérations.
Créée en décembre 2004, et enregistrée en 2005 sous le n°2005/052/PDBA/SG/SAG-DASCSR du 04 novembre 2005, comme association de type loi 1901, l’Association pour la Promotion de l’Intercommunalité dans le Département de l’Alibori (APIDA) regroupe les six (6) communes du département de l’Alibori (Banikoara, Gogounou, Kandi, Karimama, Malanville, Ségbana).
Elle a pour  mission de contribuer à l’enracinement de la démocratie à la base et à la promotion du développement local à travers la solidarité entre les Communes membres. Dans l’accomplissement de ladite mission, l’APIDA s’est fixé comme attributions d’accompagner les communes de l’Alibori dans l’animation de la vie locale (gouvernance locale, citoyenneté active, etc.), de contribuer à l’amélioration par les communes de la qualité de leur offre de services aux communautés, en lien avec leurs documents de planification et les stratégies nationales de développement, de mettre en œuvre des recherches-actions appliquées au développement (pour développer, capitaliser et diffuser des expériences de gestion locale), d’assurer la défense des intérêts communs de ses membres ,de promouvoir le partenariat entre les communes de l’Alibori ainsi que la coopération entre ces dernières et d’autres collectivités territoriales, nationales ou étrangères, de servir d’interface entre les communes de l’Alibori et les partenaires techniques et financiers. Les deux postes sont basés au siège de l’APIDA à Kandi.
Contenu des Postes
1.1 Poste de Secrétaire Exécutif
1.1.1 Responsabilités et tâches
Le/la Secrétaire Exécutif/ve est responsable du pilotage, de la gestion globale et du bon fonctionnement du Secrétariat Exécutif, y compris sa viabilité financière. A ce titre, il/elle :
– Veille, sous la supervision du Bureau Exécutif, au fonctionnement adéquat des organes de l’association ;
– Assure le pilotage opérationnel et la gestion des opérations générales (stratégie, mise en œuvre, suivi-évaluation, finances, matériels et personnel) conformément à la mission, la vision, aux valeurs et priorités stratégiques définies par l’association ;
– Assure la coordination de la communication interne et externe du Secrétariat Exécutif ;
– Veille au respect des systèmes et des processus de l’association ;
– Assure la veille stratégique sur tout facteur interne et externe susceptible d’impacter la performance organisationnelle et,
– Constitue une force de propositions au Bureau Exécutif en matière de changements et d’innovations.
Le/la Secrétaire Exécutif/ve travaillera sous la supervision directe du Président de l’APIDA et aura pour tâches :
Gouvernance interne / Administration générale :
– Participer à l’élaboration de la vision, de la mission, des valeurs et d’un plan stratégique en collaboration avec le Bureau Exécutif ;
– Participer à la promotion et à la mise en œuvre du plan stratégique ;
– Participe à l’élaboration et veille à la mise en œuvre d’un plan de renforcement/développement des organes ;
– Appuyer le président afin d’assurer que le Bureau Exécutif assume pleinement ses rôles et responsabilités en matière de gouvernance ;
– Faciliter le travail des commissions permanentes de l’association ;
– Favoriser le travail d’équipe efficace entre le Bureau Exécutif, les commissions permanentes, le Congrès, les membres et les employés ;
– Identifier, évalue et informe le Bureau Exécutif des problèmes internes et externes qui peuvent affecter l’association et propose des actions pour résoudre ces préoccupations ;
– Agir en tant que porte-parole sous instruction du président de l’association ;
– Effectuer la correspondance officielle au nom du Bureau Exécutif, et/ou en collaboration avec le Bureau Exécutif, au besoin sous l’autorité du président ;
– Fournir du soutien au Bureau Exécutif en préparant l’ordre du jour de la réunion et le matériel de soutien, rédige et transmet le procès-verbal des sessions.
– Planification, gestion opérationnelle et gestion de programmes / projets :
– Elaborer et soumet au Bureau Exécutif pour adoption des plans opérationnels annuels qui concrétisent les priorités stratégiques de l’association ;
– -Assurer la mise en œuvre des plans opérationnels adoptés ;
 Superviser les opérations quotidiennes de l’association de façon efficace ;
– Ébaucher/mettre à jour des politiques aux fins d’approbation par le Bureau Exécutif et prépare les procédures afin de mettre en œuvre les politiques approuvées ;
– Superviser la conception, la mise en œuvre et l’évaluation de tous les programmes et projets de l’association y compris de tous les projets financés par des sources de financement externes ;
– Assurer la mise en place et veille à ce que chaque acteur joue sa partition dans la mise en œuvre d’un système de suivi-évaluation-apprentissage et gestion des savoirs ;
-Veiller à ce que les systèmes et processus de l’association lui permettent de respecter ses obligations envers le Bureau Exécutif, les commissions permanentes, le Congrès et les employés ;
– Veiller au respect des systèmes et des processus de l’association.
– Planification et gestion des ressources humaines :
– Déterminer les exigences en matière de personnel pour la gestion organisationnelle et la prestation des programmes ;
– Superviser la mise en place des politiques, des procédures et des pratiques en matière de ressources humaines dont l’élaboration des descriptions de poste et des contrats pour tous les employés ;
– Organiser, sur instruction du Bureau Exécutif, le recrutement des employés, passe des entrevues et les oriente quant au travail de l’association et supervise leur travail ;
– Former le personnel et agit en tant que mentor afin d’aider à améliorer leur rendement ;
– Identifier et coordonne les occasions de perfectionnement professionnel/formation pour les employés et les membres bénévoles ;
– Etablir un contexte de travail positif, sain et sécuritaire pour les employés et les membres ;
– Veiller à l’élaboration du mandat et d’un contrat lorsqu’un consultant est recruté et supervise son travail ;
-Prendre les sanctions à l’encontre du personnel conformément aux textes en vigueur et dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués par le Bureau Exécutif ;
– Veiller à l’application des textes et lois qui régissent la gestion du personnel.
Planification et gestion financière :
– Elaborer le budget opérationnel annuel de l’association, en collaboration avec la commission des affaires financières et économiques ;
– Elaborer et met en œuvre une stratégie de mobilisation des ressources ;
– Obtenir le financement adéquat pour les opérations de l’association (cotisations statutaires, etc.) en collaboration avec le comité de collecte de fonds ;
– Approuver les dépenses dans les limites des pouvoirs que le Bureau Exécutif lui a délégués ;
– Administrer les fonds de l’association selon les procédures en vigueur et le budget opérationnel annuel approuvé et suit de près le flux de trésorerie ;
– Superviser l’élaboration des soumissions pour les projets/activités, en plus d’y participer ;
– Superviser la gestion financière de tous les projets financés par des sources de financement externes, y compris la conformité aux fonctions de production de rapports ;
-Fournir au Bureau Exécutif des rapports détaillés et réguliers sur les revenus et les dépenses de l’association ;
– Veiller à ce que l’association se conforme à toute législation liée à l’imposition et autres ;
– Appuyer les structures de concertation.
Gestion du patrimoine de l’APIDA :
– Mettre en place et veille à l’application effective d’une politique de maintenance et d’entretien des infrastructures et équipements de l’association ;
– S’assurer que les stocks et les équipements acquis sont régulièrement protégés contre tous les risques de toute nature (vol, destruction, perte, accidents, etc..) :
– Faire prendre toute mesure permettant de localiser et d’identifier les équipements acquis par l’APIDA ;
– Veiller à ce que les employés utilisent les biens de l’association de façon judicieuse et conformément aux procédures en vigueur.
– Réseautage/promotion/communication :
– Maintenir le contact avec les acteurs de développement des communes de l’Alibori afin de les tenir informés du travail de l’association et identifie les domaines de collaboration potentielle ;
– Assurer la complémentarité des activités de l’APIDA avec celles des autres projets en cours dans le Département ;
– Favoriser la communication efficace avec toutes les parties prenantes de l’association ;
– S’assurer que le site Web de l’association est maintenu à jour et que le bulletin trimestriel est produit et distribué ;
– Veiller à l’élaboration et à la distribution du rapport annuel de l’association et du matériel promotionnel ;
– Rechercher activement et facilite les partenariats techniques et financiers pour le développement et la promotion des activités de l’APIDA.
1.1.2Qualifications et compétences requises
Le/la titulaire du poste doit :
– Avoir un diplôme BAC + 5, en administration générale et territoriale, en management, en gestion des projets et/ou en sciences sociales avec au moins dix (10) ans d’expériences professionnelles, ou être un cadre de niveau équivalent ;
– Etre âgé(e) de moins de 60 ans au 1er avril 2018 ;
Disposer de solide connaissance en :
– management et gestion (projet/programmes, ressources humaines, financières et matérielles) et d’une maîtrise des règles et procédures de la GAR ;
– problématiques et enjeux de la décentralisation, de la gouvernance locale et du développement économique local au Bénin en général et dans l’Alibori en particulier ;
– mécanismes de financement des PTF ;
– techniques de négociation et de gestion des conflits ;
– ingénierie de formation (atout).
– Avoir une bonne maîtrise de :
– règles et procédures de gestion du mouvement associatif :
– l’outil informatique notamment des logiciels de MS Office (WORD, EXCEL, POWERPOINT, …), des NTIC ;
– la langue française (parlée et écrite) ; l’anglais et une des langues locales de l’Alibori constituent des atouts.
– Disposer d’expériences professionnelles couvrant les domaines ci-après :
– gestion/administration d’associations de type loi 1901 ;
– formulation de projets/programmes de développement ;
– Planification, gestion opérationnelle et gestion de programmes / projets ;
– Planification et gestion des ressources humaines ;
– réseautage/relations publiques/communication ;
– -suivi-évaluation et capitalisation (atouts).
– Faire preuve de compréhension, de sensibilité et d’engagement aux approches inclusives et d’équité ;
 – Adhérer à la vision et aux valeurs de l’association ;
– Etre leader, visionnaire et avoir une pensée stratégique et orientée vers les résultats ;
– Avoir une grande capacité d’anticipation, le sens des priorités et une capacité à atteindre les objectifs avec des exigences qualitatives ;
– une forte capacité de résolution de problèmes, d’analyse des résultats selon les objectifs établis pour des projets et activités/événements et d’analyse prospective ;
– un esprit d’initiative et une excellente habileté organisationnelle (méthodique, organisé et rigoureux) ;
– Avoir une grande ouverture d’esprit et une excellente capacité d’écoute active ;
– Etre capable de communiquer avec des acteurs de différents niveaux et d’horizons variés (communication adaptée à la cible) ;
– Avoir de fortes capacités de rédaction, d’analyse et d’interprétation des rapports narratifs et financiers ;
– Etre intègre, disponible et capable de travailller sous pression et sous une supervision minimale.
1.2 Poste de Responsable des Opérations
1.2.1 Responsabilités et tâches
Sous l’autorité du Secrétaire Exécutif (SE) de l’Association, il/elle est responsable de la stratégie opérationnelle et est chargé/e d’assurer le management technique et opérationnel. A ce titre, il/elle :
– Assure une amélioration permanente des résultats (produits et services) tant sur le plan qualitatif que sur le plan quantitatif par l’optimisation des systèmes et des processus.
– Assure la planification des activités du Secrétariat Exécutif et coordonne l’appui aux communes en la matière ;
– Veille au respect par l’équipe des pôles, des politiques de l’association relatives à leur performance et de leur cahier de charges ;
– Supervise les Coordinateurs de Pôle (Gouvernance et Genre, Développement Economique Local, Mobilisation des Ressources Financières Locales, Environnement et Adaptation aux Changements Climatiques)pour la conception de projets et leur mise en oeuvre selon leur domaine de compétence ;
– Supervise le Responsable de Suivi-Evaluation-Apprentissage et Gestion des Savoirs pour la mise en place et la mise en œuvre correcte et diligente du système de suivi-évaluation de l’association ;
– Supervise les Coordinateurs de Pôle et le Responsable de Suivi-Evaluation-Apprentissage et Gestion des Savoirs pour le renforcement des communes dans leur domaine de compétence ;
– Assure la coordination des différents pôles pour une meilleure synergie.
Le (la) Responsable des Opérations supervisera les Coordinateurs de Pôle et le Responsable de Suivi-Evaluation-Apprentissage et Gestion des Savoirs et aura pour tâches :
 Gouvernance interne / Administration générale :
– Contribuer, sous l’encadrement du SE, aux processus de planification stratégique et à la promotion de la vision et des valeurs de l’association ;
– Contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre d’un plan de renforcement/développement des organes ;
– Appuyer le SE dans la facilitation du travail des commissions permanentes de l’association ;
– Assister le Secrétaire Exécutif et assure son intérim ;
– Exécuter toutes autres tâches dans le cadre de ses fonctions, à la demande du SE.
– Planification opérationnelle et coordination de la mise en œuvre :
– Coordonner la déclinaison, la mise en œuvre et le suivi des orientations stratégiques du projet de territoire ;
– Accompagner les Coordinateurs de Pôle dans l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi des orientations de leur domaine ;
– Coordonner la planification des activités des Coordinateurs de Pôle en lien avec le Responsable Administratif et Financier et le Responsable de Suivi– Evaluation-Apprentissage et Gestion des Savoirs ;
– Coordonner l’élaboration des plans de travail annuels et périodiques de l’association et appui les communes membres en matière de planification ;
– Accompagner et renforce les capacités des Coordinateurs de Pôle pour développer le service aux communes membres.
– Coordonner la conception, la mise en œuvre et l’évaluation de tous les programmes et projets de l’association y compris de tous les projets financés par des sources de financement externes;
– Contribuer à la définition des systèmes et processus de performance et veille au respect par ses collaborateurs des systèmes et processus établis.
Suivi-évaluation-apprentissage :
– En collaboration avec les Coordinateurs de Pôle et le Responsable Administratif et Financier, soutenir le Responsable de Suivi-Evaluation-Apprentissage et – Gestion des Savoirs pour la mise en place d’un système de suivi-évaluation-apprentissage et gestion des savoirs ;
– Veiller à ce que chaque acteur joue sa partition dans la mise en œuvre correcte et diligente d’un système de suivi-évaluation-apprentissage et gestion des savoirs ;
– Assurer la tenue des sessions annuelles / périodiques d’apprentissage basées entre autres sur les rapports de suivi-évaluation ;
– Faciliter les exercices de capitalisation et de partage ;
– Veiller à la prise en compte des leçons apprises dans le développement et la mise en œuvre des activités ;
– Suivre et coordonner le reporting des activités en lien avec le Responsable Administratif et Financier, le Responsable de Suivi-Evaluation-Apprentissage et – Gestion des Savoirs et les Coordinateurs de Pôle ;
– Participer à l’animation des réseaux pour les thématiques relevant de la compétence du Secrétariat Exécutif.
Gestion des ressources humaines :
– Superviser ses collaborateurs (le Responsable de Suivi-Evaluation-Apprentissage et Gestion des Savoirs et les Coordinateurs de Pôle) dans la mise en œuvre de leurs activités ;
– Conduire les entretiens annuels d’appréciation des performances de ses collaborateurs, puis agit en tant que mentor afin de les aider à améliorer leur rendement ;
– Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre d’un plan de formation-développement du personnel avec un accent particulier sur ses collaborateurs ;
– Contribuer à l’élaboration des termes de référence et des contrats lorsqu’un consultant est recruté et supervise son travail sur le plan technique ;
– Veiller au respect des valeurs de l’association par ses collaborateurs et les consultants.
– Mobilisation des ressources et partenariats :
– Participer à l’élaboration d’une stratégie de recherche de financement ;
– Rechercher et faciliter, sous la supervision du SE, les partenariats techniques et financiers pour le développement et la promotion des activités de l’association.
1.2.2 Qualifications et compétences requises
Le/la Responsable des Opérations doit :
– Avoir un diplôme BAC + 5 avec 5 ans d’expériences professionnelles ou BAC + 4 avec 10 ans d’expériences professionnelles en administration générale et territoriale, en management et/ou gestion des projets, sciences sociales ou être un cadre de niveau équivalent ;
– Etre âgé(e) de moins de 60 ans au 1er avril 2018 ;
Disposer de solides connaissances en :
– management et gestion (projet/programmes, ressources humaines, financières et matérielles) et d’une maîtrise des règles et procédures de la GAR ;
– gestion d’un processus de changement ;
– problématiques et enjeux de la décentralisation, de la gouvernance locale et du développement économique local au Bénin en général et dans l’Alibori en particulier ;
– mécanismes de financement des PTF ;
– ingénierie de formation ;
– techniques de négociation et de gestion des conflits.
– Disposer d’expériences professionnelles couvrant les domaines ci-après :
– formulation de projets/programmes de développement ;
– Planification, gestion opérationnelle et gestion de programmes / projets ;
– Planification et gestion des ressources humaines ;
– réseautage/relations publiques/communication ;
– suivi-évaluation et capitalisation (atouts).
– Adhérer à la vision et aux valeurs de l’association ;
– Faire preuve de compréhension, de sensibilité et d’engagement aux approches inclusives et d’équité ;
– Etre leader, visionnaire et avoir une pensée stratégique et orientée vers les résultats ;
Avoir :
– une forte capacité de résolution de problèmes, d’analyse des résultats selon les objectifs établis pour des projets et activités/événements et d’analyse prospective ;
– un esprit d’initiative et une excellente habileté organisationnelle ;
– une capacité à gérer du personnel avec des habiletés interpersonnelles dans la supervision et des habiletés à déléguer;
– une capacité à gérer des tâches multiples simultanées et concurrentes ;
– une capacité d’induire une atmosphère de travail qui favorise la souplesse dans le soutien des objectifs et des personnes ;
– d’excellentes habiletés à communiquer, écrites et interpersonnelles ;
– une capacité de travailler sous une supervision minimale ;
– l’outil informatique notamment des logiciels de MS Office (WORD, EXCEL, POWERPOINT, ACCESS …), des NTIC,
– la langue française (parlé et écrit) ; l’anglais et une des langues locales de l’Alibori constituent des atouts.
Dossiers de Candidatures
Les dossiers de candidatures doivent contenir les pièces suivantes :
– Une lettre de motivation mentionnant clairement le poste pour lequel vous postulez, la mesure dont vous remplissez les exigences du poste(de préférence sous forme de tableau) et votre prétention salariale ;
– Un Curriculum Vitae détaillé actualisé d’au plus 4 pages ;
– Photocopies non légalisées des diplômes et attestations ;
– Photocopie d’acte de naissance ;
– Les coordonnées (noms & prénoms, numéros de téléphone, adresse e-mail et fonction) de trois (3) personnes de référence.
Toute personne intéressée par le présent avis devra envoyer son dossier de candidature, à l’attention de Monsieur le Président de l’APIDA, sous pli fermé, au siège de l’APIDA à Kandi, avec la mention « Recrutement au poste de …………………………..….. ; à n’ouvrir qu’en séance », au plus tard le lundi 19 mars 2018 à 17 heures.
Nota bene:
– Les tests de sélection auront lieu entre le 22 et le 23 mars 2018 ;
– Les copies légalisées diplômes et attestations de travail seront demandées aux candidat(e)s présélectionné(e)s ;
– Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite de la sélection ;
– Les postes sont à pourvoir immédiatement.
Pour tout renseignement complémentaire, s’adresser au secrétariat de l’APIDA au téléphone 95831414.
                                                                             Fait à Kandi, le 08 mars 2018.
                                                                                 Le Président APIDA,
                                                                                         Monsieur Alidou DEMONLE MOKO
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